어떤 병의원이든 직원 수 및 진료과목과는 관계없이 회의는 필요하다. 하지만 회의를 할 때마다 대부분의 직원들은 '회의가 너무 많다', '회의가 비생산적이다'라는 불만을 속으로 가지고 있다. 그러면서도 무슨 상황이 발생하게 되면 반대로 회의가 없어 소통이 되지 않았다는 이유를 들어 원장과 직원들은 회의를 통해 문제를 해결하려 한다. 그래 놓고도 정작 회의가 진행되면 고개가 숙여져 있거나 침묵하기 일쑤이다.
왜 이러한 상황이 발생하는 것일까? 결론부터 말하면 회의에 대한 목적이 불명확하기 때문이다. 광주에서 비만클리닉을 3년 전에 개원한 H 원장은 다음의 회의 원칙을 가지고 직원들의 아이디어와 참여를 이끌어내고자 하였다. 당연히 처음에는 많은 시행착오를 겪었으며 다른 병의원과 기업의 회의처럼 직원들의 숙여진 머리만 볼 때도 많았다. 그러나 지금은 적극적인 직원들의 의견 개진과 소통으로 인해 H 원장이 원하는 회의문화를 정착시키고 있으며 그 결과 직원은 슬슬 자신의 역할을 확대하고 있으며 많은 성과를 내고 있다.
H 원장이 중요하게 생각하는 회의 원칙에는 첫째, 회의 성격을 명확히 하는 것이다. 모든 직원은 자신의 업무가 가장 중요하며 바쁘다고 생각한다. 이에 회의 주제를 명확히 하지 않으면 부정 적인 시각으로 회의에 참여하게 된다. 따라서 H 원장은 회의 전에 의견을 수렴하는 것인지, 의사결정을 하는 것인지에 대한 회의 성격을 명확히 전달하여 직원의 회의 참여 전에 생각을 정리하도록 하였다.
둘째, 회의 형식을 다양화 했다. 회의는 말그대로 모여서 하는 것이다. 그러나 회의주제에 따라 성격을 달리하는 것이 효율적일 수 있다. 즉 의견수렴이라면 메신저, 카톡을 활용할 수도 있다. 익숙한 분위기를 만들어줘야 의견을 잘 내놓기 때문이다. 반대로 의사결정 회의라면 사전에 시간, 주제, 자료 등을 나눠주는 형식이 좋을 수 있다. 그런 회의라면 직원에게 회의록을 작성하게 하여 리마인드 시켜주는 것이 바람직할 수 있다.
셋째, 회의 주제는 결코 많아서는 안 된다. 병의원은 기획실이나 개발실이 아니다. 병의원 회의 주제 대부분은 현재의 문제점을 공유하고 해결방안을 찾는 것이다. 따라서 여러 주제가 아닌 한 가지 주제로 회의를 진행하는 것이 효과적이다. 만일 회의가 순조롭게 진행된다고 해서 다른 주제를 내놓게 되면 원장은 그 분위기 감당할 수 없게 된다. 앞선 회의주제도 다시 엉망이 될 수 있다.
넷째, 회의 원칙은 반드시 지켜져야 한다. 회의에서 가장 실패하는 순간은 직원이 시계를 들여다 볼 때이다. 즉 회의 시작과 끝나는 시간은 지켜져야 한다. 회의 시간을 엄수하지 않으면 그것으로 회의 효과는 반감된다. 중요한 회의일 수록 회의 중 전화를 받거나 급한 일처리로 직원이 자리를 떠서도 안 된다. 회의는 모든 직원이 공감해서 결론이 내려져야 목적을 달성하는 것이기 때문이다.
다섯째, 회의는 소통이 전제되어야 한다. 즉 병원장이나 발표자의 생각을 전달하는 시간이 아니라 모든 직원들의 생각이 공유되어야 한다. 다시 말해 회의시간에 변경된 업무지침을 전달 할 수도 있고, 문제를 전달할 수는 있다. 하지만 원장이 주도해버리면 상대적으로 직원은 자신의 생각을 말하려 들지 않으며 그저 예스맨만 만들어 낼 수 있다. 따라서 회의에는 반드시 소통이 존재해야 한다. 소통은 결코 전달이나 지시가 아니라 직원의 생각을 주고받는 것이어야 한다.
여섯째, 회의를 하게 되면 결론을 도출해야 한다. 많은 회의가 말미에는 '결론이 안나는데 이 부분 담당자 OOO씨는 직원 생각 정리해서 해결방안 만들어보세요'라는 식으로 결론을 내리곤 한다. 회의가 실패하는 가장 주된 원인 중하나가 결론없이 회의를 끝내는 것이다. 만일 결론 없는 회의가 반복되다 보면 문제를 제기한 직원이나 새로운 아이디어를 낸 직원은 자신이 회의 결론을 도출해야 한다는 부담감을 갖게 되어 앞으로의 회의에는 의견 피력에 소극적이게 된다. 만일 결론 없이 시간이 지나면 '결론은 다음에'가 아닌 중간 결론을 얘기하고 다음 회의 때 이어서 하자고 해야 한다.
일곱째, 회의는 회의이어야 한다. 의욕이 높은 원장이 간혹 실수하는 법칙으로 갑자기 회의모드로 성격을 바꿔버리는 것이다. 즉 회식을 하는데 직원 간에 즐거운 대화 분위기가 연출되었다고 해서 아이디어를 묻게 된다면 직원은 회의로 인식하고 입을 닫아버린다. 결국 회식은 즐겁지 않은 것으로 인식되어 회식 마저도 어렵게 만들게 된다.
여덟째, 회의자료는 반드시 있어야 한다. 분명 앞에서 회의는 모여서 의견을 공유하고 공감하는 것이라고 말했다. 하지만 회의는 결론이 있어야 끝난다는 언급도 했다. 이에 의견을 공유, 공감하고 결론을 도출할 수 있는 회의자료가 필요하다. 만약 자료가 없으면 서로간 대화는 활성화될 수 있을지 몰라도 결론에 이르지 못하는 경우가 많다. 심지어 언쟁까지 이어질 수도 있다. 그렇기에 회의자료는 팩트를 바탕으로 하는 것이 좋으며 가급적 통계자료 형태일수록 좋다.
분명한 것은 회의는 병의원의 생산성과 효율성을 높이는 수단이며 병의원 목표를 달성하는 방안을 강구하는 자리이다. 따라서 병원장은 회의에 대한 스킬도 중요하지만 성급한 일반화의 오류에 빠지지 않고 회의의 목적과 직원의 쾌활함의 균형을 유지 할 수 있도록 통계에 의한 회의를 진행할 수 있어야 한다. 이에 H 원장은 개원 때부터 일일업무보고서를 작성하여 고객과 매출, 직원과 성과 등의 관련 통계치를 분석해왔다. 결국 성공하는 병의원에는 시스템 경영이 있었던 것이다.
스타리치 어드바이져는 병의원 경영지원 웹프로그램인 스타리치 메디(StarRich Medi)라는 프로그램을 통해 매출, 비용분석, 수입-지출 일별, 월별 결산기능, 시스템 세무기능, 고객관리, 예약기능, 직원관리 기능, 다양한 서식기능 등 각종 통계자료를 실시간으로 한눈에 볼 수 있게 해줌으로써 병의원 경영을 한 단계 높여드리고 있다.
