그동안 세무회계사무소는 매월 고객사에 직원 입·퇴사 정보를 일일이 확인하고 입사자의 등본과 급여 내용 등을 팩스로 받아 왔다. 4대 보험 신고, 세금 공제 등을 위해 수임고객사의 직원 정보를 파악하는 일은 세무회계사무소의 중요 업무 중 하나이기 때문.
하지만 전화로 정보를 주고 받다보니 정보의 정확성이 떨어지고 훗날 잘못된 정보로 인해 서로 얼굴을 붉히는 일도 종종 발생해 왔던 것이 사실. 이 때문에 통화내용을 자동으로 저장해 놓는 세무회계사무실 직원도 다수 있다는 것이 업계 관계자의 설명이다.
하지만 '위하고T'를 사용하면 매월 전화로 확인하는 수고를 상당부분 덜어낼 수 있다. 수고를 더는 것에 그치는 것이 아니라 정확한 정보를 제공받을 수 있다는 점이 더 큰 장점으로 다가온다.
수임고객사에서 사용하는 '위하고T엣지'에는 직원등록 기능이 있는데, 신규 직원이 발생하면 그곳에 기본 정보를 입력하면 된다. 이름, 주민등록번호, 입사일, 세전급여 등의 정보를 입력하고 등본이나 가족관계 파일도 첨부파일로 등록할 수 있다.
엣지에서 입력된 정보는 위하고T를 통해 세무회계사무소와 바로 공유된다.
고객사 측에서 입력한 정보이기 때문에 전화과정에서 누가 잘못했는지 시시비비를 가리지 않아도 된다. 가족관계 등록부 등 관련 파일도 함께 저장되어 있기 때문에 팩스로 받은 문서를 뒤적거리는 불편함도 사라진다.
고객사에 급여대장도 간편하게 만들어 줄 수 있으며 총급여와 실제 지급된 금액도 현황판으로 제공할 수 있다. 직원들에게 얼마를 지급해야 되는 지 확인시켜 줄 수 있으며 각 직원에 대한 급여명세표를 바로 직원 이메일로 전송할 수도 있다.
◆…위하고T는 수임고객사가 요청한 민원서류를 간편하게 발급해 줄 수 있다.
민원증명 발급 업무도 위하고T를 사용하면 훨씬 수월해 진다.
민원증명발급 요청은 주로 개인톡이나 문자, 또는 전화나 메일로 오는데 양이 많을 수 있기 때문에 위하고T에선 민원증명 신청 메뉴가 따로 제공된다.
위하고T엣지에서 신청하기를 고객사가 누르면 위하고T에서 민원증명란에 숫자가 올라가는데 사무소직원이 자료를 조회하고 발급 버튼을 누르면 해당 민원증명서류가 바로 고객사에 전달된다. 도장을 미리 저장해 놓으면 날인까지 완성된 자료가 고객사에 제공된다.
◆…위하고T는 오프라인 서류철이 필요없는 전자 '문서고'를 제공한다. 문서관리에 대한 부담을 줄여주는 것은 물론 필요한 자료도 쉽게 찾을 수 있게 돕는다.
한편 위하고T를 사용하면 더이상 고객사의 정보를 오프라인 서류철로 저장하고 있을 필요가 없어진다.
그동안 세무회계사무소는 결산보고서, 세무조정계산서, 부가가치세 신고서, 원천징수 신고서, 법인세 신고서, 종합소득세 신고서 등을 서류철을 이용해 연도별로 보관해 왔다. 하지만 이는 자리만 많이 차지 할 뿐더러, 나중에 원하는 서류를 찾기도 쉽지 않은 것이 현실.
위하고T의 '문서고'를 이용하면 연도별로 고객사의 정보를 전자책으로 볼 수 있다. 문서고는 그대로 엣지에서도 공유돼 고객사 스스로 자료를 찾아 볼 수도 있으며 다운 및 인쇄가 가능하기 때문에 오프라인 자료로도 쉽게 출력할 수 있다.
더존 관계자는 "문서고는 위하고T엣지를 통해 수임고객사와 공유하며 수임고객사가 보유한 계약서와 중요한 서류도 전자문서 형태로 보관할 수 있다"고 설명했다.
이 밖에 위하고T는 세무회계사무소의 홈페이지 구축도 제공한다. PC용 홈페이지와 모바일용 홈페이지 두 가지 버전으로 제공되는데, 운영이 쉬워 외부전문가 도움 없이 자체적으로 홈페이지 관리가 가능해 진다.
