"Information is the key to success, anywhere and everywhere. Right information matters the most. This applies to your work place too (정보는 어디서든지 성공의 열쇠이다. 정확한 정보가 가장 중요하다. 이 원리는 당신의 직장에도 적용된다)." - Abhishek Ratna
정보보호의 목표는 대략 아래의 세 가지라고들 한다.
• 기밀성(Confidentiality): 정보를 볼 수 있는 권한을 가지지 않은 사람이 정보에 접근하지 못하도록 제한을 가한다.
• 무결성(Integrity): 정보가 권한이 없는 사람에 의해서 조작되거나 훼손되지 않도록 한다.
• 가용성(Availability): 권한을 가진 사람은 원할 때 정보를 사용할 수 있어야 한다.
전문직에서 무슨 정보가 그렇게 필요한 것인가? 이런 질문을 하는 분들이 있을 것이다. 그러나 현대는 정보의 시대이다. 정부든 기업이든 누구나 정보를 수집하고 분석한다.
정보는 남보다 먼저 수집하여야 하고 수집 즉시 조직의 수뇌부(top)에 신속히 보고되어야 한다. 그 이유는 이렇다.
첫째, 조직의 수뇌부는 가장 최근의 정보를 기초로 의사결정을 하여야 한다. 이미 낡은 정보에 근거한 판단은 그릇된 의사결정을 초래한다.
둘째, 정보는 신속히 보고되어야 한다. 그래야만, 남보다 빠른 결정을 내릴 수 있다. 그래야 경쟁자들을 제치고 앞서 나갈 수 있다.
셋째, 정보는 선도(鮮度)(freshness: 新鮮度)가 생명이다. 마치 활어와 같다. 활어를 잡은 후 잠시라도 머뭇거리면 그 활어가 부패하기 시작한다. 즉 활어의 선도가 급격히 떨어지는 것이다. 그리고 그 생선은 곧 쓸모가 없게 된다. 정보는 활어와 같이 포획(입수)과 동시에 변질이 시작되는 것이다.
정보는 직장 동료간 또는 상하(上下)간 입에서 입으로 전해지는 과정에서 noise(소음)가 낄 수 있고, 이를 중간단계에 보고를 하거나 결재를 올리는 경우, 그 과정에서 그 정보의 내용이 왜곡될 수도 있다.
예를 들면 입수된 정보가 조직에는 도움이 되더라도 자기 자신에게 불리한 경우 중간간부들이 그 정보의 성격을 각색 또는 폐기할 수도 있는 것이다.
전문가 조직도 정보에 사활을 거는 때가 많다. 예를 들어 보자.
-국세청에서 어느 기업을 조사하려는 계획이나 움직임이 있다.
정보를 먼저 수집한 로펌, 회계법인, 세무법인 등이 경쟁자들보다 그 기업을 먼저 접촉해야 일감을 딸 가능성이 높아진다.
-공정거래위원회에서 어느 기업을 조사하려 한다.
-금융감독원에서 어느 기업을 조사하려 한다.
-식약청에서 어느 기업을 조사하려 한다.
-관세청에서 어느 업종이나 기업을 조사하려 한다. 마찬 가지이다.
이런 정보가 수집되면 이를 입수한 관세사법인, 회계법인 또는 로펌의 관세팀이 그 기업을 미리 접촉해서 관세조사지원업무의 수임에 유리한 지위를 얻을 수 있다.
때로는 내부 조직이나 소속 멤버에 관한 정보도 필요하다.
-어느 고객이 우리 법인 소속 어느 변호사, 회계사 또는 세무사를 별로 달갑게 생각하지 않는다. 그 고객은 자기들의 상담원인 그들이 교체되기를 은근히 희망한다.
이런 민감한 정보가 들어오면 내부에서 정보 보고가 지체될 수 있다. 그러다 보면 그 정보 내용이 관련 담당 전문직들의 귀에 들어갈 수 있다. 그들이 이를 알게 되면 정보를 묻어버리거나 왜곡하려 할 가능성이 있는 것이다. 이런 경우에는 담당변호사나 회계사가 눈치채지 못하도록 서둘러서 최상층부에 바로 보고를 하여야 한다. 그리하여 최상층부가 어떤 구실을 찾아 그 사람들을 다른 전문직으로 조용히 교체를 해 줄 수 있도록 해야 하는 것이다.
-고객이 우리 법인의 어느 회계사나 세무사가 보낸 의견서가 매우 부실하다고 한다.
-우리 법인 소속 회계사, 변호사 또는 전문가가 외부의 어떤 여성과 부적절한 관계에 있는 것 같다.
-내부의 전문가들 사이에 갈등이 도를 넘어, 이제는 상호 협업을 기대하기 어렵게 되었다.
-어느 그룹의 장이 그 그룹을 통솔함에 있어 많은 문제점을 노출하고 있다. 후배들이 그 그룹장의 자질에 대하여 매우 회의적이다 등등.
그 예는 수없이 많을 것이다. 문제는 이런 정보를 어떻게 처리하느냐 하는 것이다.
필자가 과거에 모셨던 X회계법인의 Y(총괄)대표의 경영스타일이 생각난다. 그는 어떠한 정보이든, 그 중요도가 높든 낮든, 수집되는 즉시 중간단계를 거치지 않고 자기에게 직보(直報)하라는 엄명을 내려놓고 있었다.
활어(活魚)를 낚는 즉시 바로 자기 자신에게 가져오라는 것이다. 정보를 활어에 비유한 것이다. 잠시라도 지체하면 그 활어가 변질된다는 것이다.
따라서 계급이 낮은 신입회계사라 하더라도 입수된 정보를 자기의 차상급나 차차 상급자와 먼저 상의하는 것은 금물이다. 따라서 그들은 어떤 정보를 입수하면 바로 Y대표 방으로 뛰어 가야 한다.
혼자 가기가 부담스러우면 직속상관과 함께 갈 수 있다. 다만, 사전에 그 정보를 그에게 너무 자세하게 설명해서는 안 된다. 중간간부들은 당연히 자기들이 bypass(배제. 우회)되는 이런 지침을 싫어했다.
그러나 하급 전문가들은 환영했다. 입수된 정보를 계기로 몇 달이 가도 보기 힘든 대표를 직접 만나게 되는 영광(?)을 갖게 되는 것이다.
정보의 직보가 얼마나 중요한지를 시사하는 중요한 사례라 할 수 있겠다. 그러나 시간이 지나면서 그 장점과 효익을 이해하고는 모두들 더 이상 불만을 이야기하지 않았다.
그 당시 Y대표가 그런 지시를 내린 것은 대략 다음과 같은 이유였던 것 같다.
첫째, 예의상 보고체계를 지킨답시고 입수된 정보를 상사나 동료와 협의하다 보면 그 정보가 각색되거나 중도에 사장될 수 있다. 예를 들면, 그런 내부협의 과정에서 동료나 상사가 고객이 자기 자신을 싫어한다는 사실을 알게 되면 상층부 보고가 이루어지기 전에 사실을 은폐하거나 정보를 각색하려 할 수도 있는 것이다. 아니면 사실과 다르게 보고해 달라고 부탁할 수도 있다.
둘째, 앞에서도 언급한 바와 같이, 정보는 시간이 지나면 선도(freshness)가 급격히 떨어진다. 실무진에서 자기들끼리 그 정보를 분석하거나 조리(調理)하다보면 시간이 지나 정보의 신선도가 급속히 떨어지는 것이다. 따라서 중간단계 협의나 결재과정를 거치지 말고 최상층부에 바로 직보(直報)하는 것이 조직에 대한 최선의 조치이다.
셋째, 정보는 수집되는 즉시 정보판단을 하여 그 정보에 기한 향후 전략을 수립해야 한다. 그런 전략수립은 경쟁자들보다 항상 빨라야 승리한다. 그러므로 수집된 정보는 조직의 중간단계에서 쥐고 있거나 분석을 한답시고 이를 붙잡고 있으면 그만큼 전략수립이 늦어져 경쟁사에 뒤지는 것이다. 따라서 정보는 지체 없이 그리고 중간단계를 거치지 않고 바로 최상층부에 직접 보고되어야 하는 것이다.
정보수집의 제2목적은 그것이 조직을 통제하는 가장 효율적인 도구라는 것이다.
조직의 수뇌는 조직의 누구보다도 정보를 먼저 손아귀에 넣어야 한다. 외부의 정보든 내부의 정보든 모두 그렇다. 외부의 정보를 다른 사람이 먼저 쥐고 있으면 그 정보가 왜곡되기 쉽고 또한 조직 보다는 그들의 이익을 위해 악용될 수도 있기 때문이다.
또한 내부정보는 더욱 더 수뇌부가 먼저 알아야 한다. 어느 회계사가 자기 상급회계사가 고객의 불만을 사고 있다는 정보를 입수하면 그 정보는 다른 사람의 귀에 들어가선 안 된다. 수뇌부가 조치를 취하기 전에 당사자가 이를 알거나 듣고서 자기를 변명할 방법을 강구할 가능성이 높기 때문이다.
여기서 중요한 것은 이런 시스템에 대한 조직 구성원들의 광범위한 consent(동의)가 형성되어 있어야 한다는 것이다. 이런 보고를 소위 고자질(tattle, rat on)로 치부해서는 안 된다는 것이다.
너와 나의 사소한 이해관계 보다는 그 보다 훨씬 큰 조직의 이해와 목표가 더 중요한 것이다. 조직의 성공결과는 결국 개인들에게 돌아올 것이기 때문이다.
조직을 빨리 장악하고 가장 효율적으로 관리하려면 모든 정보를 바로 장악하고 모든 정보를 통제하여야 한다. 조직을 급속히 대형화하려면 이런 시스템의 확립이 더욱 필요하다. 조직의 대형화는 외부의 우수인력을 계속 영입하여야 하는데, 그 과정에서 조직 내의 많은 갈등이 유발될 수 있기 때문이다.
수뇌부는 이에 관한 정보들을 즉시 파악하여 그 갈등을 신속히 해결하고 문제점을 제압해야 하는 것이다.
"Information is the resolution of uncertainty(정보는 불확실성의 해결책이다)." - Claude Shannon
신속한 보고를 통해 불활실성을 신속히 제거하라는 말이다.
