2015년도 말 세법 개정으로 임직원들이 사용하는 업무용 승용차에 대해서는 차량별로 연간 유지비용(리스료 유류비 수리비 등)이 1천만 원을 초과하는 경우 차량운행일지가 작성되어야 100% 비용으로 인정받을 수 있다. 국세청에서는 2016년 4월 1일 법인세법 제27조의2제2항, 같은 법 시행령 제50조의2제5항, 같은 법 시행규칙 제27조의2제2항의 위임에 따라 업무용승용차 운행기록 방법을 제정하여 고시하였다.
기업에서 업무용 승용차에 사용되어지는 비용을 100% 손비로 인정받기 위해 몇 가지 중요한 사항을 짚어보기로 한다.
첫째, 모든 차량이 업무용승용차에 해당되어 운행기록부를 작성해야 하는 것은 아니다. 부가가치세법상 공제되는 차량(모닝 등 경차, 9인승 이상 승합차, 화물차, 영업용차량 등)은 운행기록부를 작성을 하지 않아도 차량관련 유지비가 경비로 인정가능하다. 즉, 개별소비세법 1조2항3호에 해당하는 승용자동차가 업무운행일지 작성 대상이 된다. 경차와 9인승 이상 승합차 등은 운행일지 작성대상이 아니다. 다만, 4월 1일 이후 가입하는 차량보험에 대해서는 보험가입대상이 임직원으로 한정되어야 한다.
둘째, 위에서 언급했듯이 법인차량은 반드시 업무전용 자동차보험에 가입해야 한다. 미가입시 차량관련 모든 비용은 세법상 인정되지 않는다.
셋째, 차량 감가상각비의 경우 1년에 최고 8백만 원까지만 비용으로 인정된다. 고급승용차의 경우 8백만 원이 초과되는 부분이 많은데 초과되는 부분은 이월되어 비용으로 인정되기에 큰 문제는 없다. 다만, 당해 비용으로 인정되는 부분이 줄어드는 것은 감수해야 한다.
넷째, 회사 임직원들의 업무용승용차에 대해 승용차별로 연간 유지비용이 1천만 원을 초과하는 경우 운행일지 대상이 된다. 즉, 유지비용이 1천만 원 미만인 경우에는 운행일지 작성을 하지 않더라도 임직원전용보험에 가입이 되어 있으면 100% 경비로 인정받을 수 있다.
국세청에서 업무용승용차에 대하여 운행일지를 작성하도록 하는 것은 운행기록부에 기재되지 않은 업무 외의 일로 사용되는 비용에 대해서는 사적경비로 인정하여 법인세 세무조정 시 손금불산입하고 대표이사의 상여로 처리하여 소득세를 부과할 것이다.
여기서 가장 중요한 부분은 운행기록부만 가지고 이를 업무에 사용되어졌다고 볼 수 있는가 하는 문제이다. 운행기록부를 정확히 기재하였다면 그것을 증명할 만한 회사내부의 자료가 별도로 필요할 것이다. 즉, 업무로 사용되었다면 회사내부의 문건으로 출장명령서나 출장관리대장 같은 것이 작성되어야 한다. 그렇게 할 때 운행일지가 제대로 작성되어졌는지 시시비비를 가리지 않을 자료로 사용되어 지는 것이다.
정리해 보면 감가상각비를 포함한 차량유지비가 1천만 원을 초과하는 경우 운행일지 작성이 유리하고 1천만 원 이하인 경우 운행일지 작성이 불필요하다. 그리고 임직원 전용보험에 가입하지 않으면 법인세와 소득세 부담이 클 수 있으므로 반드시 가입해야 한다.
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