“당신이 가진 훌륭한 아이디어를 청중/고객을 이해시키지 못하거나 설득하지 못하면 당신의 아이디어는 쓸모없는 것이다.” 필자가 가끔 참석하는 사업(투자)설명회 혹은 다른 기업 혹은 업종과 상생을 위한 발표자리에서 낮는 프리젠테이션 수준으로 인해 청중/고객의 흥미를 끌어내지 못해 원하는 결과와 반응을 얻지 못하는 것을 보면 안타까울 뿐이다.
비즈니스를 수행하는 과정에서 프리젠테이션은 하나의 중요한 성공 역량이다. 프리젠테이션의 도구와 기술은 지속적으로 다양해지고 향상되고 있지만, 정작 프리젠테이션을 하는 발표자는 충분한 준비가 되어있지 않은 것이 사실이다. 세일즈마케팅에서 프리젠테이션은 다수의 청중/고객을 대상으로 제품과 서비스의 가치를 전달해 그들로부터 원하는 반응과 행동을 끌어내는 커뮤니케이션 수단이자 업무수행 도구이다. 세일즈마케터의 프리젠테이션 능력은 개인의 경력개발뿐 아니라 업무성과에도 직접적인 영향을 미친다. 세일즈마케터가 유능한 프리젠터가 되기 위한 지침15개를 정리하였다.
1. 철저한 준비하라. 프리젠테이션을 실패로 만드는 것은 무엇인가? 그 첫번째 요인은 준비의 부족이다. 준비에는 프리젠테이션을 하는 목적, 프리젠테이션 참석자들의 특성과 욕구, 프리젠테이션 매체의 선택, 프리젠테이션 유형, 장소, 시간,시각자료의 준비 그리고 가장 중요한 것인 시나리오를 갖춘후 필요한 사전연습이 있다.
2. 당신이 전하는 메시지가 청중/고객에게 중요하고 가치있다는 믿음을 가져라. 발표자 의 메시지는 청중과 고객들에게 꼭 필요한 것이라는 확신을 가져야 발표자는 청중이나 고객들을 설득할 수 있다.
3. 당신의 목적을 분명히 하라. 정보공유든, 설득이든, 보고든, 고객에 대한 솔루션 제안이든, 모든 프리젠테이션에는 달성해야 하는 목적이 있다. '이 프리젠테이션에서 내가 무엇을 원하는가? 내가 추구하는 목적이 타당성이 있고 적절한가? 내가 가진 목적을 달성하고 있는가?'라는 질문을 통해 프리젠테이션의 목적에서 벗어나지 않도록 하라.
4. 핵심메시지와 주요 요점을 일치시켜라. 사람들은 논리적이고 합리적인 메시지에 신뢰를 보이고 설득을 당한다. 아무리 긴 시간 발표를 한다고 하더라도 목적과 요점의 일치성이 없다면 프리젠테이션의 목적달성은 어렵다.
5. 청중/고객들을 분석하고 이해하라. 그들의 관심사에 대해 이야기 하라. 프리젠테이션에 참석한 청중/고객들은 '이것이 나에게 무슨 소용이 있을 것인가?'라는 의문을 갖는다. 따라서 청중/고객들의 우선적인 필요성과 욕구를 안다는 것은 프리젠테이션의 목적을 훨씬 쉽게 달성을 하고, 청중/고객들의 집중력을 유지하는 비결이다.
6. 중요한 요점을 강조하면서 발표를 시작하라. 왜냐하면 청중/고객들은 매우 바쁜 사람들이기 때문에 중요한 요점을 먼저 듣기를 원한다. 당신이 프리젠테이션을 할 때 처음부터 중요한 요점(청중/고객이 얻는 이익 중심으로)을 언급해서 그들의 집중력을 끌어내고 유지 시켜야 한다.
7. 확실하고 관련성있는 그리고 흥미로운 시각자료를 활용해 청중/고객의 집중을 끌어내라. '어떤 이익이 내게(우리회사에) 도움이 되지?' '프리젠터의 목적이 뭐야?' '제시한 해결책에 어떻게 확신을 할 수 있지?'등은 프리젠테이션을 듣고 의사결정을 해야 하는 사람들이 가질 수 있는 의문이다. 프리젠터는 적절한 사례와 보완자료를 활용해 청중/고객의 이러한 의심을 해소하고 그들의 관심을 사로 잡아야 한다. 필자 의 경험으로도 개인적이며 관련있는 경험, 전문가의 증언, 사례,통계등의 자료가 프리젠터의 신뢰성을 강화하고 자신감을 갖을 수 있는 훌륭한 방법임을 확인할 수 있었다.
8. 시각자료를 크고 눈에 띄며, 읽기 쉽고 이해하기 쉽도록 만들어라. 그래야 본다. 프리젠테이션은 일종의 청중/고객을 설득하는 쇼(show)이다. 시각자료는 발표자가 전하지 못하는 메시지를 전달하기도 한다.
9. 마무리를 잘하라. 프리젠터가 가지는 어려움 중 하나는 발표를 마무리할 때이다. 결론을 내릴 사점이 다가오면 프리젠터도 청중/고객도 다소 긴장감이 떨어진다. 이때 프리젠터가 저지르는 실수가 서둘러서 발표를 마치는 것이다. 이것을 방지하는 방법은 프리젠터가 여유를 가지고 프리젠테이션의 목적과 청중/고객이 얻는 이익을 자세하게 다시 한번 강조함으로써 청중/고객들의 기억을 상기시켜주는 것이다.
10. 연습을 하라. 그리고 성공을 상상하라. 누구나 연습을 하지 않고 무엇이든 익숙해 질 수는 없다. 특히 청중/고객들 앞에서 발표를 하는 프리젠테이션의 경우 더욱 연습이 필요하다. 숙련된 프리젠터의 경우에도 충분한 연습을 한 후 청중/고객들 앞에 선다. 연습이 많으면 많을수록 자신감과 확신을 갖고 프리젠테이션을 할 수 있다. 실제상황 처럼 준비를 하고 연습을 하라. 연습의 방법 중 하나로 머리속으로 성공적인 프리젠테이션을 하는 자신의 모습을 상상하는 것이다.
11. 발표를 연기처럼 해 청중/고객의 관심을 지속적으로 끌어 들여야 한다. 너무 딱딱한 프리젠테이션은 청중/고객을 긴장하게 만들어 오히려 집중력을 떨어뜨리기도 한다. 반면 너무 재미위주의 프리젠테이션은 청중/고객의 마음을 느슨하게 만들어 프리젠터의 메시지를 제대로 받아들이지 않을 수도 있다. 적절한 긴장감을 조성하는 것이 좋다. 이를 위해 프리젠터는 발표를 편안하게 이야기 하듯이 하는 것이 좋다. 프리젠터는 자신의 발표를 자연스레 진행을 하면서 청중/고객의 감성을 자극할 수 있어야 한다.
12. 융통성을 발휘하라. 상황에 따라 발표방법과 시간을 조정하라. 대부분의 프리젠테이션은 계획되고 예정된 대로 진행된다. 그렇지만 가끔은 예상하지 못한 상황이 전개되기도 한다. 참석자 수가 5-6명에서 10여명으로 증가하거나, 프리젠테이션 시간이 30분에서 20분으로 줄어들거나, 예상하지 않은 고위직의 사람이 참석을 하는 경우와 반대로 참석하기로 되어있던 의사결정권자의 불참 등의 변화가 일어나기도 한다. 프리젠터는 이러한 상황변화에 유연하게 대처할 수 있어야 한다.
13. 질의응답을 잘하라. 프리젠터가 청중/고객들의 질의응답을 원만하게 처리할 수 있으면 전문가로서의 역량과 태도를 보여주는 것이다. 질의응답은 “경청/인정-반복-확인-대응-마무리” 의 프르세스 대로 활용하면 된다.
14. 당신의 목표를 잊지말고 과정을 즐겨라. 프리젠터이션을 듣는 사람들과는 자연스러운 대화를 하듯 시작하라. 단 프리젠터가 자리에 일어서서 주어진 시간 동안 혼자의 의견이나 아이디어를 이야가 하는 것으로 생각을 하라. 따라서 참석자들과 대화하는 것을 즐겨라. 특히 참석자들이 분명한 욕구와 니즈를 갖고있고, 당신의 메시지가 그들이 욕구와 니즈를 채워줄 수 있다면 충분이 그 과정을 즐길 수 있을 것이다.
15. 당신은 지금 누군가를 무엇으로 설득하고 있음을 기억하라. 프리젠터이션의 목적이 무엇이든(판매, 프로젝트 설명,보고,정보공유 등) 프리젠터는 참석자들을 설득하기위해 프리젠테이션을 한다. 당신의 커뮤니케이션 능력, 자료준비 능력, 파토스와 로고스 그리고 에토스, 자신감, 전문가로서의 능력 등을 총 동원하라.
이상의 15가지 프리젠테이션 Tip을 숙달하는 것이 어렵지 않다. 그러나 15가지의 Tip를 자신의 것으로 만들기 어려운 이유 중 하나가 발표자가 너무 긴장하거나 자신 중심의 메시지로 시각자료와 내용을 구성하기 때문이다. 프리젠테이션의 성패는 발표자의 준비, 발표능력이 결정하는 것이 아니라, 청중/고객의 반응과 행동이 결정한다. 세일즈마케터로서 경력개발과 업무성과향상을 원한다면 프리젠테이션을 잘 하는 것도 중요한 방법이다.
