국민들이 알아두면 유익한 실용금융정보, 이른바 '금융꿀팁' 200가지를 선정해 안내하고 있는 금융감독원이 101번째 금융꿀팁으로 중소기업의 회계부정 방지 대책을 소개했다.
금감원에 따르면 중소기업은 대기업에 비해 상대적으로 인력과 자원이 부족하고 내부관리보다는 영업을 중요시함에 따라 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정 가능성이 상존하고 있다. 특히 회사 규모가 크지 않아 횡령 등으로 거액의 손실을 입게 되는 경우 회사의 존립이 위태로울 수 있다.
이에 금감원은 중소기업 경영진이 현금 및 예금 등에 대한 임직원 횡령 등의 회계부정방지를 위해 내부통제 상 놓치지 말고 확인할 필요가 있는 '주요 체크포인트 7가지'를 선정했다고 1일 전했다.
금감원은 중소기업 경영진이 반드시 알아야 할 사항 및 쉽게 실행가능한 사항들을 정리해 즉시 적용이 가능하도록 안내했다고 밝혔다.
"자금담당자와 회계담당자는 반드시 분리"
중소기업 A사는 인건비 절감을 위해 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2명(팀장 포함)으로 운영하면서 1명(甲, 팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 1명(팀원)이 인사 및 총무업무를 담당했다.
또한 재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 했다.
이에 자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 甲이 거액의 현금을 횡령했음에도 경영진은 甲을 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못하는 결과가 발생했다.
자금담당자와 회계담당자의 분리, 거래의 실행과 기록의 분리 등 적절한 업무분장을 통해 내부통제를 보다 철저히 했어야 함에도 자금과 회계, 거래의 실행과 기록 등을 동일한 1명의 직원이 오랜 기간 혼자 담당하도록 했고, 영업담당임원이 회계업무를 겸직하도록 한 결과 영업담당임원이 甲에게 전적으로 의존하게 되어 甲이 조작한 서류에 서명만 하는 상태가 지속됐다.
금감원은 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한명에게 모든 일을 시키는 대신에 업무를 여러 명에게 적절히 배분할 필요가 있다고 조언했다.
특히 금감원은 자금 담당자와 회계담당자는 반드시 분리해 각각 다른 사람이 담당하도록 해야 한다고 강조했다.
"현금과 통장잔고는 불시점검 해야"
A사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전 협의 후 연 1회 이루어졌다.
A사는 인력부족 등을 이유로 업무분장, 순환보직 등이 이루어지지 않았을 뿐만 아니라, 현금에 대한 관리와 통제절차가 전혀 없었다.
현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산으로 유동성이 매우 높아 횡령 위험에 항상 노출되어 있으므로 철저한 관리가 필요하나 사전 예고된 현금실사만으로는 담당자에게 자료를 조작할 수 있는 충분한 시간을 제공할 수 있어 횡령이나 회계부정을 발견하기 어려울 수 있다는 것이 금감원의 설명.
이에 금감원은 내부통제 관점에서 정기적인 점검 등 횡령 방지절차도 중요하지만, 사전 예고 없이 불시에 이루어지는 현금실사 및 통장잔고 확인도 반드시 필요하다고 강조했다.
금감원은 담당자 휴가시 관련 업무에 대한 불시 점검, 강제적인 휴가명령, 비정기적 불시 현금실사 및 통장잔고 확인 등으로 횡령여부를 파악할 수 있을 뿐만 아니라, 담당자의 불순한 동기도 사전 차단이 가능하다고 전했다.
"휴면계좌 계좌, 즉시 해지하세요"
A사는 여러 은행에서 수십개의 보통예금계좌를 개설해 사용 중이다.
일부 계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집행, 경비 지급 등 구체적인 사용목적에 맞게 이용되고 있으나 나머지 계좌는 사용하지 않고 있음에도 계속 보유하고 있는 상황.
A사 직원 甲은 휴면계좌를 이용해 회사자금을 횡령했고 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통해 횡령사실을 은폐할 수 있었다.
횡령직원 甲은 거래처별로 매출채권 회수계좌를 다르게 사용하면서 한 계좌에서 구매대금, 일반자금 등의 거래를 혼용해 집행함으로써 다른 직원들이 매출채권 회수 사실을 쉽게 파악하지 못하게 했다.
외부감사를 받을 때에는 횡령사실을 은폐하기 위해 하나의 매출채권 회수계좌에서 수표 출금 후 동 수표를 다른 휴면계좌에 입금하고, 수표 실물을 보유한 것처럼 감사인을 속여 현금을 이중으로 장부에 반영한 것으로 드러났다.
금감원은 용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되기 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 이용될 수 있으므로 사용하지 않는 휴면계좌는 즉시 해지하는 것이 바람직하다고 전했다.
"현금 출금, 관리자 승인절차 갖추세요"
계좌이체 또는 창구 출금시 아무런 통제나 승인장치 없이 담당자가 자유롭게 계좌이체 또는 창구 출금이 가능한 것도 문제가 될 수 있다.
직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금의 출금(계좌이체 또는 창구출금)에 대해 직원에게 많은 권한을 위임했기 때문이라는 것이 금감원의 설명.
금감원은 경영진에게 매입채무를 상환하는 것으로 승인을 받았고 은행계좌의 적요란에도 매입채무를 상환한 것으로 기재했으나, 계좌이체 또는 창구출금에 대한 통제장치가 없어 횡령직원의 개인 계좌로 쉽게 송금이 가능했다고 전했다.
금감원은 거래처 등에 계좌이체시 사전에 등록된 계좌에 한해 관리자의 승인을 득한 후에만 계좌이체가 가능하도록 통제할 필요가 있다고 조언했다.
사전에 등록된 계좌 이외의 계좌로 송금하는 경우 계좌를 등록한 후에 송금하거나, 관리자의 승인을 받은 후에 송금하도록 하고 사후에라도 계좌를 반드시 등록하도록 해야 한다는 것.
금감원은 또 회사의 계좌에서 일정액 이상의 현금을 출금(또는 계좌이체)하는 경우 대표이사 또는 CFO의 휴대폰에 이 같은 내용을 문자로 발송토록 조치해야 한다고 조언했다.
"통장, 법인카드, 인감 등은 따로 보관"
C사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고 총무부 직원 乙은 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리했다.
乙은 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용해 유가증권을 임의로 매각, 매각대금을 개인 용도로 사용했다.
총무부 직원 乙이 15년 동안 유가증권 관련 업무를 수행하면서 유가증권과 출금카드 등 중요 물품을 혼자 관리하도록 했고 C사는 이에 대한 적절한 통제활동을 실시하지 않아 유가증권 임의매각을 통한 직원 횡령이 가능했던 것.
금감원은 유가증권, 법인카드, 인감, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리·보관하도록 할 필요가 있다고 조언했다. 아울러 인감, 통장 등 중요 물품 사용시 관리자의 승인을 받도록 해야 한다고 덧붙였다.
"업무를 자주 바꿔주세요"
A사 횡령직원 甲은 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속 담당했고 최근 8년간은 자금업무도 동시에 담당해 왔다.
甲은 오랜 기간 동안 같은 업무를 혼자 수행하면서 회사의 내부통제상 취약점을 가장 잘 알게 되었고, 재무를 전담하는 임원도 없는 상태.
甲은 회사자금을 장기간 횡령하고 가공의 현금을 계상하거나 매입채무 누락 등의 방법으로 장기간 임직원들을 속일 수 있었다.
甲이 오랜기간 같은 업무를 혼자 수행하면서 동 분야에 대하여 가장 잘 아는 직원이 되었고 회사내에서 甲을 견제하거나 관리·감독할 지위에 있는 사람이 없었으며, 경영진 역시 甲을 전적으로 신뢰해 별도의 통제활동을 하지 않았기 때문이다.
금감원은 직원들의 업무를 자주 바꿔 주어 한 명이 특정업무를 너무 오랜 기간 동안 담당하지 않도록 할 필요가 있다고 전했다.
A사의 경우 甲의 업무를 다른 직원과 바꾸어 주었더라면 횡령을 방지할 수 있었거나 횡령사실을 보다 더 일찍 발견할 수 있었을 것이라는 게 금감원의 설명이다.
"외부감사는 회사 점검의 기회"
A사는 주식회사의 외부감사에 대한 법률에 따른 외부감사대상으로 15년간 B회계법인으로부터 외부감사를 받고 있다. 최저 감사보수 금액을 제시한 B회계법인과 장기간 계약을 체결한 것.
B회계법인은 직원이 횡령한 기간(6년) 동안 매년 회계감사를 실시했지만 현금실사, 은행조회서 및 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히 해 횡령사실을 발견하지 못했다.
A사는 외부감사의 필요성이 없다고 생각해 가장 낮은 보수를 제시한 회계법인을 선임하고, 경영진도 외부감사에 대해 관심을 전혀 갖지 않았다.
외부감사인이 요청한 자료에 대해서도 횡령한 직원이 조작해 만든 허위자료를 제출하도록 방치했고 외부감사인도 15년간 계속 감사를 수행하면서 형식적인 감사 절차만 수행했다.
이에 금감원은 외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검할 수 있으므로 감사의견 뿐만 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 가질 필요가 있다고 전했다.
또한 외부감사인을 정기적으로 교체함으로써 새로운 시각을 통해 회사의 문제점을 파악할 필요가 있다고 조언했다.
