업무 가치사슬, 비즈니스 가치사슬 상의 모든 업무가 디지털화 되고, 각각의 업무 수행자들이 가진 디지털 지능이 중요해 지고 있다. 비즈니스의 모든 업무가 디지털화 된다는 것은 모든 업무가 연결되는 것이고, 추적되는 것이며, 이 추적은 데이터를 생성한다. 이렇게 생성된 데이터는 분석과 예측 그리고 비즈니스 통찰로 활용된다.
최근 대부분의 기업, 관공서, 학교들은 비대면 스마트워크에 대해 많는 투자를 한다. 개인적으로는 삶의 스마트 라이프까지 확장되고 있다. 기업과 조직들이 스마트워크를 실행하는 이유는 KOVID19의 영향을 기반으로 스마트워크의 장점을 인식하고 있기 때문이다. 디지털 기술의 발전 역시 스마트워크가 정착하는데 촉매역할을 한다.
스마트워크에 대한 가장 큰 고민은 직원들의 집중과 몰입도에 대한 신뢰를 어떻게 확보할 것인가가 아닌가 생각한다. 직원들의 경우에는 회사에 대한 신뢰가 될 것이다. 최근에는 마우스의 움직임으로 직원들의 상황을 확인하기도 한다. 스마트워크를 위해 클라우드 기반의 협업 시스템을 활용하는 기업은 더 철저하고 은밀하게 직원 관리가 가능해 지고 있다. 몇일 전 중국에서는 회사가 직원들에게 나눠준 방석으로 직원들이 자리를 이탈하는 것을 확인한다는 기사를 읽었다. 직원들 입장에서는 생리적인 이유로 자리를 비우는 것 조차 고민을 해야 한다. 이래서는 회사와 직원간의 신뢰에 상처를 입을 수 있다. 스마트워크를 도입하거나 이미 도입한 회사의 가장 큰 고민은 이러한 신뢰 문제를 해결하면서 업무성과를 유지, 강화하는 시스템구축이라고 한다.
신뢰는 “상대가 기대하는 바의 실행 수준”에 따라 결정된다. 결국 스마트워크를 수행하는 직원들의 성과 수준, 소통 수준이 스마트워크에 대한 회사와 직원간의 신뢰수준이 결정된다고 볼 수 있다. 스마트워크의 가장 큰 변화는 비대면이다. 소통의 방식이 바뀐 것이다. 엄밀하게 말해 대면 상황에서도 디지털 도구(카카오 톡, 사내 메신저 등)들을 이용한 비대면 소통은 일상이 되었었다. 이것이 물리적인 비대면으로 바뀌면서 마치 전무후무한 환경으로 받아들여지고 있는 것이다.
결국 비대면, 스마트워크 환경에서 신뢰와 소통의 문제를 해결하기 위해서는 스마트워크에 맞는 새로운 업무 문화를 구축하는 것이다. 문화는 하루아침에 만들어 지지 않는다. 그리고 문화는 많은 시행착오를 거처 구축된다. 이 속에서 서로에 대한 신뢰가 약화되거나 무너진다면 물리적인 방법으로 체크, 통제, 관리하는 수 밖에 없다. 이는 회사도 직원들에게도 바람직하지 않은 결과를 가져온다. 직원과 회사 입장에서 스마트워크에 적응하고 장점을 활용하는 몇가지 방법을 정리해 본다.
비대면 업무, 재택근무를 하면 업무에 쏟는 시간이 절대적으로 많아진다고 불만을 나타내기도 한다. 이는 자신이 일하는 모습을 보여줄 수 없기 때문에, 대면 상황에서 가능한 즉각적인 소통이 어렵기 때문에, 장시간 업무를 보거나 늘 업무수행과 성과에 대한 불안감을 갖기 때문이다.
그래서 스마트워크를 하는 직원의 경우에는 스스로 프리랜서와 같은 마음으로 업무에 임해야 한다. 프리랜서는 스스로의 역량으로 자신의 능력을 인정받는다. 따라서 스스로 자신의 역량을 구축하고 기회가 주어질 때 마다 역량에 기반한 성과와 결과를 보여주어야 한다. 자신이 무슨 일을 어떻게 할 수 있는지, 자신이 이룬 성과는 어느 정도인지, 협업으로 수행되는 업무의 진척도는 어디에 와 있는지, 문제는 무엇인지 등에 대해 솔직하게 소통을 할 수 있어야 한다. 회사가 또는 상사가 수시로 비대면으로 소통을 하는 것에 대해 적응을 하고, 상황에 따라서는 먼저 소통을 할 수 있어야 한다. 물리적인 환경에서 사전에 보고 하듯이…
다음으로는 스마트워크를 하는 직원은 스스로 시간을 관리하는 능력을 키워야 한다. 비대면 환경에서는 어깨 위의 원숭이를 다른 사람들에게 옮겨가게 할 수 없다. 스스로 문제를 해결하고, 업무 우선순위를 정하고, 몰입해야 한다. 자발적이고 주도적인 시간관리가 필요하다. 상사 또는 선배의 도움이 필요한 경우에도 적극적으로 도움을 요청해야 하고, 상사나 선배는 이러한 지원요청에 신속하게 응해야 한다. 그렇다고 아무 때나 도움을 요청해서는 안된다. 업무 시간 중 신속대응 시간 또는 업무요청시간, 업무공유시간을 정해 놓은 후 이 시간을 이용해 소통을 하고 나머지 시간은 업무에 집중하도록 해야 한다. 즉 집중 근무시간을 정해 이 시간에는 디지털 소통을 자제하는 것이 좋다. 개인적인 도움이 필요한 경우에는 사전에 소통이 가능한지 확인 하는 것도 비대면 스마트워크의 에티켓이다.
회사는 직원들이 성실성, 열정, 몰입 등 성숙도를 믿고 비대면 스마트워크를 실행해야 한다. 관리와 통제를 염두에 둔 스마트워크는 오히려 부작용을 일으킬 수 있다. 동기부여를 위한 정기적인 소통의 시간을 가져야 하고, 더 많은 정보를 공유해야 한다. 직원들이 당황스러워 할 정보를 회사가 공유하기 전 직원들이 먼저 알게 된다면 동기 저하가 발생할 수 있다. 특히 회사의 방향, 현황, 프로젝트 수행 내용과 단계, 최고경영자의 메시지 등 직원들이 궁금해 하거나 모르면 불안해 할 수 있는 정보는 신속하고 정학하게 공유해야 한다. 매일 아침 최고경영자의 아주 짧은 메시지를 보내는 것도 좋다. 아니면 하루 일과를 마치는 시간을 이용해 메시지를 보내고 이후 시간은 퇴근? 과 같은 감정을 갖도록 하는 것도 시도해 봄직한 방법이다. 부서별로 또는 프로젝트별로 하루 업무를 마감하는 소통의 시간을 갖는 것도 방법이 된다. 이러한 소통 시간은 물리적인 출퇴근 시간을 고려하면 매우 유용한 기회가 될 것이다. 물론 소통에 대한 아젠더를 명확하게 정하고 시간을 엄수해야 할 것이다. 비대면 스마트워크 환경에서의 소통 문제는 대면 환경보다 더 심각한 문제의 원인이 될 수도 있기 때문이다.
비대면 스마트워크는 앞으로 지속될 것이다. 이는 비대면 스마트워크가 가진 장점이 많기 때문이고, 발생할 수 있는 문제나 어려움을 디지털 기술이 극복가능하도록 할 것이기 때문이다. 스마트워크를 실행하는 회사나 직원들은 디지털 지능(디지털 도구를 활용하는 능력)을 키워야 한다. 활용할 수 있는 디지털 도구는 매우 많고 다양하다. 이 다양한 디지털 도구들 중에서 최적으로 도구를 선택해 스마트워크에 활용해야 한다.
