법인 소유 차량을 운행하면서 소요된 유류비, 주차료, 수리비, 검사비등 차량유지비는 원칙적으로 회사업무에 사용되지 않았다는 구체적인 증거가 없는 한 전액 비용으로 인정이 됩니다.
하지만 임직원 명의의 개인 소유의 차량을 회사업무에 사용할 때 그 소요비용을 회사의 비용으로 인정받기 위해서는 직원 개인 차량의 업무상 사용 여부, 차량명의, 해당직원의 출장 기안서나 차량운행에 소요된 해당 영수증 등 지출사실이 법인 업무용이고, 실제 업무에 사용한 사실이 확인되어야 비용으로 인정이 가능합니다.
이 경우에 실질적으로 직원 개인 소유 차량을 업무에 사용하고 실제 사용에 따른 영수증 등에 소요된 비용을 지급받는 대신에, 사규(차량유지비 지급규정) 등에 의해 정해진 지급기준에 따라 일정액을 지급받고, 그 금액이 월 20만원 이내라면 회사업무에 직접적으로 사용했다는 구체적인 입증을 하지 않더라도 회사비용으로 인정이 되며 동시에 실비변상적 급여로 간주해 비과세가 됩니다.
회사에서 자가운전보조금(차량유지비) 명목으로 지급받는 월 20만원까지 정액으로 받는 금액에 대해서는 실비변상적 비과세 급여에 해당하므로 급여에 합산하지 않으며, 갑근세를 산출하는 경우나 건강보험, 국민연금 표준보수월액을 산정하는 경우 월20만원은 제외하고 산출합니다.
따라서 법인의 입장에서는 건강보험이나 국민연금 등 보험료의 산출근거인 표준보수월액을 낮추어 준조세 형태의 회사부담을 줄이는 효과가 있으며, 직원 개인의 경우도 갑근세나 주민세를 줄일 수 있어 절세효과를 누릴 수 있습니다.
간혹 회사나 직원 입장에서 절세 효과를 누릴 수 있다면 차량을 가지고 있는 직원 누구에게나 월 20만원의 비과세 혜택을 받을 수 있는 자가운전보조금을 지급해도 되는지에 대해 궁금해하는 분이 있습니다.
몇몇 회사는 급여산정시 직원 개인명의의 차량이 회사업무와 관련해 직접적인 사용이 있든 없든 직원 개인 명의의 소유 차량이 있으면 무조건 갑근세 및 주민세를 줄이기 위해 비과세근로소득인 월 20만원 한도의 자가운전보조금을 지급하기도 합니다. 동시에 실제 유류대나 주차비등 소요비용 등을 실비로 지급하는 경우도 종종 있습니다.
이처럼 직원 개인 차량을 회사 업무에 이용하면서 발생한 소요비용을 실비로 지급하면서 별도로 '자가운전보조금'을 지급하는 경우 해당 자가운전보조금은 '과세'된다는 점에 유의해야 합니다.
따라서 이러한 경우 월 20만원 한도의 자가운전보조금은 비과세 급여로 인정되지 않으므로 급여에 합산해 원천징수를 해야 합니다.
또 직원이 자가운전보조금과는 별도로 받은 시외출장비가 근로소득에 해당하는지 여부에 대해 많은 경리실무자들이 애매해하는 것이 사실입니다.
세법상 자가운전보조금의 비과세 규정을 살펴보면 다음과 같습니다. 첫째, 종업원 소유차량을 종업원이 직접 운전해 사용자의 업무수행에 이용하고, 둘째, 시내출장 등에 소요된 실제여비를 지급받는 대신에 소요경비를 당해 사업체의 규칙 등에 의해 정해진 지급기준에 따라 지급받는 금액이어야 하며, 셋째, 그 금액이 월 20만원 이내일 경우 비과세 하도록 규정되어 있습니다.
따라서 두 번째 규정에 시내출장이라고 정의하고 있기 때문에 시외출장 등 장거리 출장비의 경우에 별도의 유류비, 통행료, 주차비 등 출장시 소요된 비용에 대하여 관련증빙을 첨부하는 경우에는 자가운전보조금과는 별도로 비용이 인정이 가능하고 또한 해당 직원의 근로소득으로 보지 않습니다.
실제 차량의 사용 및 제반 유지는 해당 직원이 하면서 회사에 업무와 관련해 부인 명의의 차량을 사용하는 경우에도 '종업원 소유 차량의 범위'에 속해 월 20만원 한도의 비과세근로소득인 자가운전보조금을 지급받을 수 있는지 궁금할 것입니다.
이때 차량이 직원의 배우자(타인) 명의로 되어 있는 경우, 자가운전보조금 소득세 비과세규정을 적용받을 수 없으므로 해당 직원의 급여로 파악하여 원천징수를 해야 합니다.
또 차량이 직원의 배우자 명의로 되어 있더라도 회사가 차량을 업무에 이용하고, 이에 따른 실제 경비를 지급시 차량운행에 소요된 해당 영수증 등 업무수행에 직접 사용하였는지를 확인할 수 있는 객관적인 지출증빙을 보관하면 전액 비용인정이 가능합니다. 그러나 차량이 직원의 배우자 명의로 되어 있는 경우에는 자가운전보조금은 과세되는 급여로 본다는 점에 유념해야 합니다.
가령 직원이 신차를 구입하는 경우 무사고 운전 경력의 배우자 명의로 자동차보험을 가입하여 보험료 절약하기 위해 부부공동 명의로 등록하는 경우가 있을 수 있는데, 직원이 부부 공동명의의 차량을 업무수행에 이용하고 실제 여비 대신 지급받는 월 20만 원 이내의 자가운전보조금은 비과세됩니다.
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