출생과 동시에 권리를 부여 받는 자연인과 달리 법인은 법에 의해 권리와 의무의 주체로서 인정을 받는다. 따라서 법인을 세우기 위해서, 기업을 창업하기 위해서는 반드시 법인의 설립 목적, 조직, 업무 내용에 대한 규정을 서식에 맞게 작성하여 절차에 따라 관할 관청을 통해 승인을 받아야 한다. 즉 법인 정관이 필요하다. 그러다 보니 일부 기업 대표들은 법인 정관을 법인 설립절차 정도로 생각하거나 최초 작성 시 절대적인 기재사항만 명시하는 경우가 있다. 또한 설립 후에는 표준정관 형태로 보관함에 고히 보관만 하는 경향이 있다.
법인 정관은 임의적 상법보다 우선 적용되며 상법의 강행 법규에 반하지 않는 한 법적 구속력을 갖는다. 또한 법인 정관은 기업활동의 근본적인 규칙들을 정리한 것으로 임원과 주주의 이익을 실현하기 위한 운영의 근간과 운영 전략 그리고 기업의 지배구조 정비와 방어 전략을 정하고 있으며 기업 성장을 위한 경영인 보호 및 노무 관련 제도를 정하고 있다. 하지만 정관을 형식적인 문서로만 취급해서는 안되며 실제 기업 운영에 있어 필요한 서류로 생각해야 한다.
따라서 기업 활동이 다양해지고, 매출 증가와 성과가 발생하며 기업이 성장하면 상황에 맞게 정관을 변경해줘야 한다. 또한 개정된 상법에 맞도록 규정을 정리해야 하며 법률개정으로 변한 사항도 반드시 반영하여 현재 기업 상황에 맞게 정비해야 한다.
만일 그렇지 못할 경우에는 기업자금을 환수하는 과정에서 상법규정에 따라 어쩔 수 없이 발행한 차명주식을 정리하는 과정에서, 영업활동 시 발생한 가지급금, 가수금, 이익잉여금을 정리하는 과정에서, 그리고 가업을 승계하는 과정에서, 심지어 직원의 동기부여를 위해 스톡옵션을 발행하는 과정에서 비용을 인정받지 못하고 부당행위계산 부인으로 인해 과도한 법인세, 소득세, 상속 및 증여세, 가산세 등을 납부할 수 있으며 정상적인 경영활동으로 인정받지 못해 배임 횡령 등의 형사적 책임도 져야 하는 위험이 발생하기도 한다.
실제로 광주에서 화학제품을 생산하는 D 기업의 이 대표는 3년 전 불의의 사고로 인해 퇴직한 O 임원에게 퇴직금과 함께 공로금을 지급하였다가 막대한 세금을 납부해야 했다. 정관 규정에 명시되지 않았다는 것이 이유였다. 또한 제천에서 Y 유통업을 하고 있는 오 대표는 자신의 급여를 인상하여 오랫동안 영업관행에서 발생했던 가지급금을 정리하였는데, 과세관청은 손금불산입하여 과도한 법인세를 고지하였다. 이 또한 정관 규정에 없다는 것이 이유였다.
위의 두 기업의 경우 세금을 절감하기 위한 행위일지는 몰라도 과세당국 입장에서는 세법상의 규정을 지키기 않았기에 과세를 하게 되는 것이다. 따라서 법인 정관은 변화하는 상법과 세법을 반영하고 있어야 한다. 아울러 당장은 문제가 없다가도 나중에 문제가 되는 것은 과세당국이 계속 추적하여 적발하고 있기 때문이다. 이렇게 적발되면 과세당국은 뒤늦게라도 납부를 통지하거나 불복할 경우 소송을 제기하게 된다. 물론 불복한 기업이 소송을 제기하는 경우도 많다. 이러한 상황에서 법원이 판단하는 근거는 법인 정관이다. 따라서 법인 정관은 현재의 기업 상황도 반드시 반영하고 있어야 한다.
실제 사례로 충남에서 전기제품을 생산하는 A 기업의 오 대표는 법인세를 절감하면서 가지급금을 정리하고자 3년 전 법인 정관을 퇴직금 지급 규정과 호봉제를 연봉제로 전환한다는 내용으로 변경하였다. 오 대표는 변경 직후 연봉제 계약서 등을 정비한 후 자신과 감사인 배우자에게 퇴직금을 지급하였다. 당시에는 별문제가 없었다. 하지만 과세당국은 뒤늦게 이를 문제 삼았고 과세 통보를 하였다. 이에 오 대표가 불복하여 소송에 들어갔고 1심과 2심에서는 주주총회가 적법한 절차에 의해 진행되었고, 불특정다수 임원 적용 규정이 정당하다고 봤으며, 정관의 퇴직금 지급 규정에 따라 퇴직금 손금산입이 정당했다고 보고 오 대표의 손을 들어주었다.
하지만 대법원은 임원의 퇴직급여가 급격하게 인상되도록 정관을 개정했으며 개정 영향이 특수 관계인에게만 혜택이 돌아갔고 정관 적용을 계속적, 반복적으로 적용하지 않은 점 등을 내세워 과세당국의 손을 들어주었다. 즉 형식적이고 일시적인 방편 정도로만 생각하는 정관을 인정하지 않은 것이다. 그 결과 오 대표는 막대한 법인세를 납부해야 했다. 또한 수도권의 G 기업은 과도하게 누적된 이익잉여금을 배당하기 위하여 주주총회를 통해 정관을 변경한 사실이 적발되어 과세당국으로부터 세무조사를 받았고 과세당국은 G 기업의 배당을 증여세 마련을 위한 것으로 결론을 내렸다.
따라서 정관을 단순히 절세를 위한 수단, 기업의 재무적 위험을 줄이기 위한 수단으로 활용하고자 변경해서는 안 된다. 전문가의 도움을 받아 현재의 기업 상황, 사업 목표 등을 종합적으로 고려하여 지금의 법인 정관이 적합한지를 철저하게 점검하는 것이 필요하다. 또한 이를 통해 변경 효과를 극대화할 수 있는 방안을 찾아야 한다. 즉 임원 급여, 퇴직금, 임원보수와 유족보상제도, 비상장주식 기업 가치평가, 대표이사 가지급금 및 가수금 정리, 미처분이익잉여금을 통한 기업자금 활용, 차명주식 해지 및 기업가치 조절, 가업승계, 기업 경영관리 시스템 구축, 정책자금 및 지원금 활용 등을 고려하여 정관을 변경하여야 한다. 끝으로 변경된 정관을 지속적으로 지키고 있음을 기록해 두는 것이 중요하다.
