◆…지오영 제약사 주문 웹등록 업무 RPA 도입 전후 비교 자료. 사진=지오영 제공
의약품 유통기업 지오영(대표 조선혜)은 로봇업무자동화(RPA·Robotic Process Automation) 시스템을 적용한 '구매업무 자동화 1차 프로젝트'를 마쳤다고 19일 밝혔다.
RPA는 사람이 PC로 직접 수행하던 단순·반복 업무를 소프트웨어(SW) 로봇을 활용해 자동화하는 기술이다.
많은 노동력이 요구되는 정형화된 수작업 사무를 자동화함으로써 작업 시간을 기존보다 60~80%까지 줄일 수 있다. 이 회사 윤화섭 구매본부장은 연간 4000시간 이상 업무 시간 절약이 가능하다고 한다.
이를 통해 업무 생산성 및 효율성 향상은 물론, 휴먼에러(human error) 감소에 의한 품질향상과 비용절감 등의 효과도 얻을 수 있다.
이번 RPA 시스템이 적용되는 구매업무는 △제약사 주문 웹등록 △온라인몰 출고 △신규 의약품 등록 등이다.
제약사 주문 웹등록은 구매 담당자가 주문확정 데이터를 기반으로 제약사별 주문목록 파일을 작성한 뒤, 각 제약사 주문 사이트에 방문해 직접 파일을 등록하는 방식의 의약품 발주 업무다.
이 과정에서 제약사마다 요구하는 주문 양식이 다르고, 물류센터 및 제품별로 세분화하여 각각 주문을 진행해야 하는 만큼 작업이 번거롭고 상당 시간이 소요되는 불편함이 따랐다.
하지만 RPA 도입으로 해당 업무의 평균 작업 시간은 67% 감소했고, 제약사별 주문 웹등록 주기도 하루 4회로 크게 향상됐다.
지오영은 이번 프로젝트를 통해 업무 복잡도가 높은 상위 10개 주문웹에 우선적으로 RPA 시스템을 도입했으며, 향후 전체 제약사 주문 사이트를 대상으로 주문 자동화 시스템을 구현한다는 계획이다.
온라인몰 출고 확정은 매일 아침 지정된 시간까지 확정 처리가 이뤄져야 하는 업무로, 그동안 업무 담당자들은 해당 업무를 수행하기 위해 조기 출근을 반복하는 어려움이 있었다.
하지만 업무 자동화를 통해 로봇이 정해진 시간에 자동으로 온라인몰 출고 확정 처리를 진행하고 그 결과를 담당자에게 전달함으로써 직원들의 업무부담감을 크게 해소했다.
또 온라인몰마다 수작업으로 진행하던 신규 의약품 등록 업무 역시 로봇이 매일 자동으로 업데이트하도록 업무 방식을 개선했다.
윤화섭 구매본부 부사장은 "이번 RPA 도입으로 연간 4000시간 이상 업무 시간 절약이 기대된다"며 "향후에도 자동화 추진 과제를 적극 발굴하는 등 디지털 전환을 통한 업무 혁신에 더욱 박차를 가할 것"이라고 말했다.
