건당 50만원 이상 지출하는 법인의 접대비에 대하여는 업무관련성을 입증하는 지출증빙을 기록․보관하여야 한다.
지출증빙 기록․보관이 되는 “건당 50만원 이상”인 접대비는 부가가치세 및 봉사료 등을 포함한 금액이다. 음식대 46만원(부가세 46만원 별도)을 접대목적으로 지출한 경우 부가가치세를 포함한 금액은 50만6000원이므로 지출증빙 기록대상이 된다.
□ 업무관련성을 입증하는 지출증빙의 기록․보관방법은?
건당 50만원 이상에 해당하는 접대비를 지출한 법인은 법인세법 제116조 제2항 각호에서 규정하는 증빙서류의 뒷면이나 당해 증빙서류를 첨부한 용지 여백에 ▲ 접대목적 ▲ 접대자의 부서명 및 성명 ▲ 접대상대방의 상호, 사업자등록번호, 부서명 및 성명을 기재하여야 한다.
다만, 접대상대방이 비사업자인 경우에는 성명 및 주민등록번호 내용을 기재하여 보관하여야 한다.
접대자 또는 접대상대방이 2인 이상인 경우에는 성명을 주된 접대자 또는 주된 접대상대방 “○○○외 ○인”으로 기재하면 되고, 여러 거래처를 한번에 접대하는 경우에는 내부서류에 의해 거래처 모두가 파악되면 명세서 등에는 "대표거래처외 xx명" 등으로 기재해도 된다.
그리고 해외거래처에 대하여 지출한 접대비의 경우 건당 50만원 이상 지출된 접대비라면 업무관련입증대상이며 이 경우 사업자등록번호는 기재하지 않아도 된다. 왜냐하면 해외거래처의 경우 우리나라 국세청에서 부여한 사업자등록번호가 없기 때문이다.
입증된 접대비내용은 법인세 신고시 세무서에 제출하는 것이 아니라 법인이 작성한 업무관련성을 입증하는 지출증빙을 5년간 회사에 보관하면 된다. 추후 세무조사시 보관된 내용에 대해 업무관련성에 관한 적법성여부를 과세관청에서 검토하게 되는 것이다.
□ 변칙적인 방법으로 접대비 지출시 처리방법은?
접대자가 변칙적인 방법으로 여러개의 법인카드로 나누어 결제한 방법, 접대금액의 일부를 외상처리하고 나중에 잔액을 결제하는 방법, 접대금액을 같은 부서 직원의 카드로 나누어 결제하는 방법 등을 이용하는 사례가 늘고 있다.
따라서 2건 이상의 지출내역이 아래의 사례에 해당되는 경우에는 변칙적인 업무와의 관련성 입증의무 회피사례를 방지하기 위하여 이를 1건으로 보아 업무관련성을 입증하는 지출증빙을 기록․보관하여야 한다.
첫째, 동일한 날짜에 동일한 장소에서 동일한 거래처에 대하여 지출된 것으로서 거래의 실질로 보아 하나의 지출행위로 인정되는 경우
둘째, 동일한 장소에서 동일한 거래처에 대하여 날짜를 달리하여 지출한 것으로서 1건의 거래금액을 50만원 미만의 소액으로 나누어 결제한 것으로 인정되는 경우
셋째, 기타 거래 실질상 1건의 거래임에도 지출증빙 기록․보관 대상에서 제외되기 위하여 50만원 미만의 소액으로 나누어 결제한 것으로 인정되는 경우
□ 업무관련성을 입증하지 못한 경우에는 어떻게 처리되나요?
회사 스스로 업무관련성을 입증할 수 없는 경우이거나 추후 세무조사시 업무무관접대비로 판명된 경우에는 법인세법상 전액 손금불산입(비용으로 인정하지 않음)되어 법인세를 추징당하게 된다.
이 경우 손금불산입된 접대비 지출액은 당해 접대비를 사용한 사람의 근로소득(접대비를 지출한 자가 주주인 경우에는 배당소득)으로 보아 당해 접대비사용자는 별도로 소득세를 부담하게 된다.
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