◆…삼일회계법인 새 사옥 표지석
직원-고객 간 소통, 업무효율 극대화 도모
전 좌석 자율 좌석제 도입해 공간 효율 극대화
직원·고객 중시한 접객 공간과 수평적 업무 환경
무료 카페에 장애인 고용해 복지·사회적 책임 강화
“인테리어 설계를 먼저 했는데 몇 번을 뒤집었어요. 지난 1년 반 TF 회의만 100번을 했죠. 해외사례를 수집하기 위해 글로벌에 나가있는 삼일 직원들에게 내부 사진을 달라했고 호주 오피스엔 직접 방문해 최신 사례를 하나하나 챙겼습니다. 기존 시스템을 완전히 바꾼다고 생각하고 심열을 기울여 탄생한 공간이 삼일 스마트오피스 입니다.”
이태호 삼일회계법인 부대표는 미래형 업무공간 위원회 리더로 활동한 소회를 전하며 삼일회계법인 새 사옥의 키워드는 효율, 기능, 개방에 있다고 방점을 찍었다.
지난 2일 인근 LS빌딩에서 이전한 삼일회계법인 새 사옥은 아모레퍼시픽 사옥 17층부터 20층에 위치해 있었다. 한 층당 전용면적 1450평으로 넓고 쾌적했고 새 가구와 세련된 인테리어가 눈에 들어왔다.
무엇보다 책상, 의자, 업무 공간 배치 등 하나 하나에 제 2 도약을 준비하는 삼일회계법인의 가치가 반영되도록 세심하게 고안돼 있다는 점은 흥미를 끌었다.
특히 기존 문화를 넘어 수평 문화, 배려, 사회적 책임, 공유, 소통 강화 등 눈에 보이지 않는 무형적 가치가 궁극적으론 조직에 기여할 수 있다는 삼일의 변화 의지를 볼 수 있었다.
◆…새 사옥으로 이전하며 도입한 자율좌석제.
삼일회계법인 새 사옥의 가장 큰 특징은 공간 활용에 공유경제 개념을 도입해 효율을 극대화 시켰다는 점이다.
기존 고정석을 없애고 자율좌석제를 도입해 좌석을 전 직원이 함께 공유하는 방식이다.
이태호 삼일회계법인 부대표는 자율좌석제 전환에 대해 “회계사 업무 특성상 고객사에 나가 있는 경우가 많다”며 “비어 있는 좌석을 나눠 쓸 수 있도록 고안해 효율성을 극대화시켰다”고 설명했다.
더 나아가 빈자리를 찾아 앉으면 자동으로 좌석 점유가 되는 시스템을 구축했다.
빈자리를 찾아 책상에 부착돼 있는 QR코드를 찍어 모바일 앱으로 전송하면 좌석이 자동으로 점유돼 앉은 자리에서 노트북 전원에 연결하면 바로 업무를 할 수 있는 시스템이다.
함께 업무할 직원이 어디에 있는지도 간단한 검색으로 쉽게 찾을 수 있고 직원들 간 위치 공유도 가능해 업무에 불편 없게 조치했다.
모든 개인 좌석은 필요할 때 언제든 협업을 할 수 있는 곳으로 탈바꿈하게 했다. 팀원들 끼리 같은 공간에서 업무를 수행해야 할 경우 자리를 찾아 칸막이만 걷으면 협업공간으로 활용할 수 있게 했다.
새 사무실의 좌석은 개인좌석과 협업공간을 합쳐서 현재 직원 수보다 더 많은 좌석을 배치했다. 사무실 상주 예측치를 감안하고 미래에 직원이 늘어날 점도 감안해 여유있게 좌석을 뒀다.
이 부대표는 “설계에서부터 사적 공간은 최대한 줄이고 같이 쓰는 공간은 쾌적하고 넓게 쓸 수 있도록 노력을 많이 했다”며 “직원들의 사무실 상주 비율을 부서별로 통계를 내고 시뮬레이션을 돌려 정밀하게 계산했다”고 설명했다.
사무실 책상위에 쌓여있던 서류들도 없애 페이퍼리스(paperless) 업무환경을 조성한 점도 눈여겨 볼 지점이었다.
고정석에서 자율좌석제로 전환하면서 새 환경에 적합하도록 사용 빈도가 높은 법전 등 전문 서적과 조서 등 서류들을 전자도서 형태로 변환해 언제 어디서든 열람할 수 있도록 했다.
또 좌석마다 24인치 모니터를 설치해 큰 화면으로 문서를 열람할 수 있게 해 서류 보는데 불편이 없도록 했다.
그럼에도 필요한 서류들은 각 업무공간마다 개인 사물함을 구비해 업무를 마치면 보관토록 해 깨끗한 업무 환경을 유지토록 조치했다.
또 사무실 곳곳에 폰부스를 설치해 전화는 그곳에서만 받을 수 있도록 해 업무공간이 더 조용한 환경이 될 수 있도록 했다.
업무공간에 위치한 오피스라운지에서는 직원들이 업무 중 휴식 뿐 아니라 간단한 미팅을 할 수 있도록 배려했다.
◆…직원들이 업무 중 휴식 및 간단한 미팅을 할 수 있는 오피스 라운지.
고정 임원실도 없애…수평 문화, 직원 중심 가치가 곧 효율의 극대화
공유 좌석은 직원들에게만 해당되는 것이 아니었다. 임원들의 공간은 따로 배치 돼 있었지만 고정좌석은 아니었다.
임원이 출장을 가서 하루 이상 부재 시 그 방은 회의실로 전환해 예약하면 누구나 사용할 수 있도록 했다. 임원의 공간도 직급별로 크기를 차등 적용하지 않고 같은 크기로 표준화 했다.
평소에는 임원실을 쓰더라도 자리를 비울 땐 같이 쓰는 공간이라는 인식 전환에 모든 임원들이 동의한 것이다.
임원실의 위치도 전망 좋은 창가는 직원들에게 양보했고 의자도 임원과 직원을 구분하지 않고 같은 제품을 쓸 수 있도록 통일 시켰다.
삼일회계법인이 이처럼 공간 혁신에 앞장선 데는 직원존중과 수평적 조직문화를 통해 직원이 즐겁고 편하게 일할 수 있다면 결국 업무 효율이 높아져 결과적으로 실적으로 이어질 수 있다는 기대를 하고 있기 때문이다.
이태호 부대표는 “직원존중의 마인드를 가지고 공간배치를 하려고 노력했다”며 “우리가 파트너십 관계지만 직원들이 즐겁게 일할 수 있는 환경이 조성되고 사기를 높여주면 궁극적으론 비용절감이 됐든 매출 증가가 됐든 긍정적 영향으로 이어질 것을 기대한다”고 밝혔다.
◆…접객 공간. 전용면적 600여평 규모로 17층에 위치해 있다.
업무공간 간 분리된 넓은 접객 공간…고객 중시와 보안성 강화
새 사옥의 17층에는 고객 접객공간이 마련됐다. 전용면적 600여평 규모로 LS빌딩 구사옥의 한 층에 해당되는 넓은 공간을 고객을 위한 공간으로 배정한 점은 삼일회계법인의 고객 중시 마인드를 엿볼 수 있는 부분이었다.
넓고 쾌적한 접객공간에는 다양한 크기와 종류의 좌석이 마련돼 있었다. 예약 시스템을 구축해 고객 방문이 약속돼 있는 자리에는 그 시간에 기본 식음료와 필기도구 등이 세팅된다.
또 가볍고 이동하기 용이한 책상과 의자들로 가구를 배치해 이동성과 공간 활용을 극대화 했다.
CEO와 직급별 직원과 타운홀 미팅이 가능하도록 원형 구조의 오픈스페이스를 만든 점도 특징이다.
이태호 부대표는 “이 공간은 CEO와 직원들간 간담회시 막힌 회의실에서 이야기하는 방식이 아니라 열린 공간을 통해 직원들과 격의없이 소통할 수 있는 장소”라고 설명했다.
접객공간을 17층에 몰아놔 업무공간을 구분해 사내 보안성을 강화한 점도 큰 변화다. 접객공간에서 업무공간으로 이동하려면 인증된 직원들만 통과할 수 있게 했다.
이 부대표는 “접객 공간을 펜시(fancy)하게 꾸며 고객들이 상담 시 전문성을 느낄 수 있게 했다”며 “회계법인의 중요 이슈인 보안문제를 해결하기 위해 접객공간과 업무공간을 구분했다”고 밝혔다.
◆…타운홀 미팅 공간.
사내 카페 에스브릿지(S-Bridge)는 직원들의 복리후생 공간이다. 남산타워가 한눈에 바라보이는 전망과 무료 음료 제공으로 하루 1000명 이상의 임직원들이 방문하는 명소로 자리 잡았다.
에스브릿지(S-Bridge)라는 이름은 직원들의 공모를 통해 만들어진 이름이다. 삼일회계법인 임직원간의 연결고리 공간이라는 의미다.
무료로 운영되다보니 사측에서 기존 예측치보다 커피 소모량이 많고 임직원의 호응도도 높다고 한다.
무엇보다 인상 깊은 점은 이곳에서 일하는 바리스타들이 장애인으로 채용됐다는 점이었다.
삼일회계법인은 자회사인 삼일행복나눔을 통해 몸이 바리스타와 클린 오피스 미화원을 포함 30명의 장애인들을 직접 정직원으로 고용했다.
이태호 부대표는 “비장애인 바리스타도 한명씩 배치해 장애인 직원들이 힘들지 않도록 했다”며 “사회복지사도 채용해 장애인으로 느끼는 애로사항을 해소할 수 있도록 세밀히 준비했다”고 설명했다.
◆…장애인 바리스타가 운영하는 무료 카페 '에스브릿지(S-Bridge).
새 사옥 이전 후 직원들 만족도 높아
새 사옥 이전에 대한 직원들의 만족도도 높은 것으로 알려졌다. 당초 개인 좌석을 없애고 자율좌석제로 전환하는 실험에 대해 새 사옥 이전 전에는 불편을 우려하는 반대의 목소리도 있었지만 이전 후에는 많이 사라졌다는 것이 삼일회계법인 측의 평가다.
이태호 부대표는 “이전 전과 달리 익명게시판 등에 자율좌석제에 대한 불만은 거의 올라오지 않고 있다”며 “오히려 삼일회계법인 직원들도 새 사옥 공간과 시스템에 대해 빠른 적응을 하고 있다”고 강조했다.
삼일회계법인은 새 사옥으로 이전하며 제2도약을 준비 중이다. 효율성과 직원·고객 소통을 강화한 공간 혁신의 결과가 삼일회계법인의 향후 실적에 어떠한 영향을 끼칠지 주목된다.
