시간은 소멸성, 희소성, 평등성, 활용성. 유한성이라는 성격을 갖고 있다. 시간의 가치는 주어진 시간에 무엇을 어떻게 하는가에 따라 결정된다. 시간을 잘 쓰기 위한 첫 번째 방법은 선택을 잘 하는 것이다. 모두들 알고 있듯이 S. 코비 박사는 시간관리를 위한 선택을 할 때는 해야 하는 일과 활동들을 중요성과 긴급성을 기준으로 4가지 유형으로 구분해 65%~750% 의 시간을 중요하면서도 긴급하지 않은 일과 활동에 쓰는 것이 이상적이라 하였다. 하지만 많은 사람들은 중요하지 않으면서 긴급한 일과 활동에 50%~60%의 시간을 사용한다. 반면 중요하고 긴급하지 않은 일에 15%의 시간을 사용함으로 그래서 늘 시간이 부족하다고 느낀다.
영업사원을 포함한 비즈니스 종사자들에게 시간관리는 자신의 업무 성과를 좌우하는 매우 중요한 능력이다. 최근의 이메일을 활용한 소통은 업무수행을 위한 소통의 도구이면서 시간관리에 도움이 되는 것으로 받아들여지고 있다. 이 때문에 상당한 시간을 이메일에 읽고 보내는데 사용한다. 하지만 이 이메일이 소비하는 시간에 대한 관념은 약하다. 이 메일에 소요되는 시간을 연구한 자료가 있어 이를 정리하면서 이 메일을 잘 사용하는 방법을 알아본다.(HBR, 2019,3-4, 36p).
컨설팅 업체인 맥킨지가 미국의 풀타임 사무직을 대상으로 이메일과 관련된 조사를 한 결과를 보면 다음과 같다. 이메일을 읽고 답하는데 평균 28%의 시간을 사용, 120건의 이메일을 받고 이를 읽는데 2.6시간 사용, 하루에 평균15번 이메일을 확인해 37분마다 확인, 폴더를 활용해 이 메일을 찾는데 14분 사용, 이 메일을 폴더로 옮기는데 매일 11분 소요, 쓸데없는 이 메일을 읽고 처리하는데 8분소요. 받은 이 메일 중 60%는 중요하지 않음, 뉴스레터와 그룹메일 20%를 열어보고 읽는데 4분의 시간 소요한다. 여기서 또 하나 중요한 것은 이 메일을 보낸 사람이 메일을 받는 사람으로부터 회신을 기대하는 시간은 고객의 11%, 동료의 8%는 1시간내 답을 기대하고, 40%의 사람들은 1시간 이상으로 기대한다는 것이다. 이는 하루에 6번 정도만 이 메일을 확인해도 된다는 것을 의미한다. 그리고 이 메일을 읽은 후 중단된 업무에 복귀하는데 21분의 시간이 걸린다고 조사가 되었다. 원활한 업무수행과 소통을 위해 사용하는 이 메일이 생각보다 많은 시간을 먹고 있는 것이다.
이러한 조사결과 다음의 방법으로 이메일을 처리하라는 조언을 한다.
① 이메일 도착 알림을 끄고, 그 대신 1시간 단위로 이메일을 확인한다.
② 이메일을 처음 읽고 난 뒤 바로 받은 편지함에서 뺀다.
③ 이메일을 다시 찾을 때는 검색기능을 활용한다.
④ 이메일 폴더는 2개이상 만들지 않는다.
⑤ 쓸데 없거나 덜 중요한 이메일을 개별적으로 처리하지 않는다.
현재와 미래에도 이메일은 중요한 소통의 도구이다. 그리고 SNS 역시 중요한 소통의 도구이다. SNS에 사용되는 시간 역시 조사를 한다면 위와 유사한 결과가 나오지 않을까? 고용노동부 조사(2019.8)에 따르면 직장인 중 32%가 업무시간에 SNS를 사용한다고 조사되었다. 최근에는 국내 모 기업에서 업무시간에 와이파이를 사용하지 못하게 한다고 노동조합에서 근무를 거부하는 사태까지 발생하였다.
기술의 발전이 가져온 소통의 편리함이 또 다른 부작용이 있음을 보여주는 사례들이다. 이러한 부작용을 줄이고 기술의 편리함이 업무 생산성 향상과 삶의 풍요로움으로 이어지게 하기 위해서는 이 기술들을 효과적으로 사용하는 방법을 찾아야 한다.
