거래가 발생하면 각 계정별 원장에 기입하기 전에 거래의 이중성 원리를 이용하여 기입할 계정과목과 금액을 차변과 대변으로 나누어 표시하는 것을 분개라고 한다.
즉 분개를 통하여 어느 계정의 어느 쪽에 얼마의 금액을 기록할 것인지를 결정하게 되면 거래발생 즉시 원장의 각 계정에 옮겨 적을 경우 일부계정의 누락이나 오류가 발생할 가능성을 줄이고 거래를 발생순서별로 정리가능하게 된다. 또한 분개를 통하여 거래가 발생하는 시점마다 기록·관리하면 한참 후에도 거래의 내용이나 증빙을 확인·검토하기 편리하다.
기업에서 매일매일 발생하는 수많은 거래를 매번 계정에 기록할 필요없이 거래가 발생할 때마다 분개만 해 두었다가 일주일에 한번이나 한달에 한번만 모아둔 분개의 내용들을 한꺼번에 계정에 기록하면 쉽게 계정잔액을 기록할 수 있다. 또한 분개는 거래를 기록하는 출발로 모든 회계장부의 기초가 되므로 거래의 근거가 되는 증빙서류를 확인하여 작성되어야 한다.
특히 현대 기업은 전산화된 회계시스템을 운용하고 있기 때문에 거래를 올바른 계정과목으로 정확하게 기록(분개)하는 것이 중요하다. 왜냐하면 분개된 자료를 입력한 이후에는 대부분의 회계처리과정이 전산시스템에서 기계적·자동적으로 처리되기 때문에 최초의 입력자료가 정확하지 않으면 최후의 출력자료까지 오류를 발생시키게 되기 때문이다.
분개는 ▲회계상 거래인지 파악한다(재무상태의 변동, 측정가능성) ▲계정과목을 결정한다(해당 계정과목의 파악) ▲거래의 8요소에 따라 해당 계정과목의 차변과 대변을 결정한다(거래의 이중성) ▲계정과목별 발생금액을 결정한다(차변금액=대변금액 : 대차평균의 원리) 등 절차를 거친다.
이와 같은 분개절차를 거치면서 매번 기록되는 거래는 거래의 이중성에 따라 차변에 기입하는 금액과 대변에 기입하는 금액이 항상 일치하게 된다. 또한 거래의 기록은 차변요소와 대변요소의 결합에 의하는데 반드시 차변하나와 대변하나만이 결합하는 것은 아니다. 때로는 차변의 하나 이상이 대변의 하나 이상의 계정과목과 결합하기도 하다.
※참고문헌 : 김봉현·김상우·윤희원 공저. IFRS 회계원리 입문(조세일보 발행) ※감수 : 한결세무법인 윤희원 대표세무사
