총계정원장은 ▲매 시점별로 모든 계정과목의 증감과 변동내용을 파악할 수 있고 ▲계정잔액을 모두 보관해서 재무상태와 영업실적을 쉽게 파악할 수 있으며 ▲기말에 재무상태표와 포괄손익계산서 작성에 필요한 기초자료를 제공하는 유용성이 있다.
총계정원장의 작성절차는 ▲거래발생 : 회계상의 거래여부 판단 ▲전표작성 : 분개의 내용을 결정해서 판단 ▲분개장 기록 : 전표의 내용을 날짜순으로 기록 ▲전기 : 분개장의 내용을 총계정원장으로 옮김 ▲총계정원장 : 모든 계정의 증감기록을 관리 등이다.
전기란 전표나 분개장에 기록된 분개의 내용을 각 계정과목별로 분류해서 해당 계정과목에 옮겨 적는 것을 말한다. 전기를 함으로써 일정기간 동안의 해당 계정의 증가, 감소액을 파악할 수 있고 일정시점에서 해당계정의 잔액을 알 수 있다.
또한 분개내역을 계정과목별로 해당 계정에 일목요연하게 옮겨 적음으로써 거래내역을 계정과목별로 쉽게 파악할 수도 있다. 그리고 전기는 분개가 발생할 때마다 수행되기도 하지만 일주일마다 혹은 매월마다 이루어지는데 기업에서 발생하는 거래의 빈도나 거래의 복잡성을 고려해서 결정한다.
전기하는 요령으로는 ▲분개된 거래내용을 차변과 대변의 각 계정과목별로 해당 계정(T자 양식)을 만듦 ▲분개의 차변과목은 해당계정 차변에 대변과목은 해당계정 대변에 기입(만약 거래의 날짜가 있는 경우 날짜를 먼저 기입) ▲계정과목은 상대계정 과목을 기입 ▲상대 계정과목이 2개 이상이면 제좌라고 기입 등이다.
※참고문헌 : 김봉현·김상우·윤희원 공저. IFRS 회계원리 입문(조세일보 발행) ※감수 : 한결세무법인 윤희원 대표세무사
