연구에 의하면 기업과 조직의 리더 및 관리자의 75%는 회의와 관련된 교육훈련을 받지 않은 상태에서 일주일에 13번 이상 회의를 주관(1주일 업무시간의 35%)한다고 한다. 또 다른 자료(HBR)에 의하면 회의를 이끈 리더/관리자의 79%는 자신이 이끈 회의는 생산적이고 효율적이었다는 평가를 하지만, 다른 사람이 주관한 회의 생산성과 효율성에 대해서는 56%만이 긍정적으로 평가하였다. 또 회의 만족도를 높게 평가하는 사람은 대부분 회의에 적극적으로 참여를 해 가장 많은 말을 한 사람들이며, 이들의 대부분은 회의를 주관한 리더 혹은 관리자라는 사실이다.
회의는 “조직의 문제해결, 프로젝트 추진, 새로운 사업기회 발굴, 아이디어 및 정보공유 등의 목적으로 다수의 조직 구성원이 모여 의견을 교환, 조정, 합의를 통해 최선의 해결책을 찾는 커뮤니케이션 활동이다.” 회의는 리더와 관리자에게는 조직운영과 업무 목표달성 및 성과관리의 매우 중요한 업무수행 도구이다. 조직 구성원에게는 자신이 가진 업무관련 전문지식과 열정 그리고 소통 및 토론 능력, 인간관계, 갈등과 문제해결 능력 등을 공식적으로 검증 받고 인정받을 수 있는 기회이다. 즉 회의를 이끄는 리더는 회의를 통해 자신의 리더십-커뮤니케이션기술, 동기부여, 이견 조정, 의사 결정력 등-을 발휘하고 검증 받는 기회이다. 조직 구성원은 회의를 통해 자신의 업무수행 능력과 비즈니스 지식, 아이디어를 공개적으로 인정받을 수 있는 기회이다. 이렇게 중요한 회의(會議)가 왜 회의(懷疑)가 되는가?
잘못진행되고 비 생산적인 회의는 회사를 죽이는 회의이다. 비 생산적인 회의가 치르게 되는 비용은 생각보다 많다. 인간관계 상실비용, 시간비용, 부서 간 갈등발생비용, 의사결정 또는 문제해결 지연비용, 참석자간의 오해 또는 갈등발생비용, 리더십 상실비용, 참석자의 불평비용, 스트레스 받는 상황에서 업무에 집중하는데 소요되는 비용, 회의실 사용과 회의자료준비 등의 물리적 비용, 다른 업무를 할 수 없는 기회비용, 결정된 사항이 진행되지 않는 비용, 결정사안에 대한 책임자가 없어 실행이 안되는 비용 등이 잘못된 회의로 인한 비용이다. 그런데 이러한 비용에 대해 어느 누구 진지하게 생각하지 않는다. 결국 이런 비용 지불은 회사의 수익에 부정적인 영향을 미치고, 결국 회사의 성장과 발전을 가로막는 요인이 된다. 또 하나 심각하게 생각해야 하는 비용은 회의회복중후군이다. 이는 잘못 진행된 회의에서 받은 심리적 부담을 극복하고 정상적인 업무수행 상태로 돌아오는데 소요되는 비용으로 사람에 따라 수시간이 걸릴 수도 있다.
회의는 회사를 살리는 공간과 시간이 되어야 한다. 많은 기업들이 회의생산성을 높이기 위해 캔 미팅, 스탠딩 미팅, 111미팅, 워크아웃 미팅, 사우나 미팅, 설렁탕 미팅 등의 방법을 실행해 보지만 이는 회의의 형식만 바뀌는 것으로 기대만큼 생산적이지 않은 것으로 확인되었다. 이렇게 새롭게 시도된 회의 형식들이 지속되는 회사가 없다는 것이 이것을 반증한다. 회사를 살리는 회의를 위해서는 회의 형식을 변화시키는 것과 더불어 회의운영 시스템, 회의문화, 회의 리더의 리더십 변화, 회의참석자들의 소통능력과 회의에 대한 의식과 태도 혁신이 함께 실행되지 않으면 회의(會議)는 회의(懷疑)로 끝난다. 생산적인 회의, 효과적이고 효율적인 회의를 만들기 위해서는 하드웨어(회의실, 장비, 소모품 등)와 소프트웨어(회의 문화, 소통문화, 리더십, 팔로어십과 참여의지, 커뮤니케이션스킬, 문제해결스킬 등의 모든 회의 시스템)가 함께 혁신되어야 한다.
직장인 10명 중 8명은 현재 회의를 절반가량 줄여도 괜찮다고 생각하는 것으로 조사됐다. 온라인 취업사이트 사람인(
www.saramin.co.kr)이 스카우트코리아 (scoutkorea.co.kr)와 함께 직장인 906명을 대상으로 “자신이 참여하는 모든 회의 중 꼭 필요하다고 생각되는 회의는 얼마나 되십니까?”라는 설문을 진행한 결과, '10%'가 22.6%로 가장 많았다. 그 다음으로는 '30%'(18.8%), '20%'(16%), '50%'(14.4%) 등의 순으로 50% 이하라는 응답이 무려 83%나 됐다. 특히, 영업회의, 판매회의, 마케팅회의의 결과는 곧 고객만족과 기업의 매출로 이어진다. 이 회의들 역시 생산성이 낮은 것 또한 사실이다. 특히 아침, 오전에 진행하는 영업회의 혹은 판매회의는 가급적 자제를 하고, 그 목적과 내용 역시 바뀌어야 한다. 영업사원과 판매직원은 최상의 컨디션과 동기부여된 상태로 고객을 만나고 상담을 해야 한다. 그런데 현실은 아침회의를 통해 성과에 대한 압박을 주는 것이 대부분이다. 영업사원과 판매직원의 성과는 스스로 명확하게 알고 있다. 네이버의 지식iN에 올라온 글 중 6개월을 영업활동을 하면서 성과가 0인 영업사원이 성과를 올릴 수 있는 방법을 묻는 것을 보면(아마도 조직내에서는 답을 찾지 못해) 자신의 성과에 대해 스스로 잘 알고 있고, 해결책을 찾으려고 노력함을 보여주는 증거이다. 그들에게 필요한 것은 오늘도 고객을 만나 그들을 설득할 수 있는 열정과 동기부여 그리고 조언이 필요하다. 영업/판매성과는 벽에 걸려있는 실적 그래프와 성과관리시스템으로 관리가능하다. 회의혁신 전문가로 정기적으로 코칭을 한 모 기업의 영업회의 역시 기존의 회의가 가지고 있는 문제를 모두 가지고 있어서, 회의의 틀과 보고양식을 바꾸어 회의 문화를 바꾸고 있다.
조직의 회의를 살펴보면 그 조직의 리더십과 소통의 수준을 알 수 있다. 이 수준은 곧 문제해결과 의사결정의 수준에 영향을 미치고, 이는 결국 업무성과로 이어진다. 관리자, 리더,임원은 회의를 제대로 준비하고 진행하고 마무리하는 기술을 배워야 한다. 특히 소통하는 법을 배워야 한다. 직원들 역시 회의에 참여하는 법(준비, 보고방법, 발언요령, 토론기술 등)을 배워야 한다. 마지막으로 조직은 회의 생산성을 올리기 위해 회의 문화와 시스템을 갖추어야 한다.
